Apertura de trabajo :: Gerente de Servicios para Convenciones

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El Gerente de Servicios para Convenciones (CSM) es el principal enlace entre el hotel y sus clientes de grupo una vez firmado el contrato. El CSM es responsable de planificar y ejecutar todos los aspectos del evento de un grupo, desde la fase de planificación inicial hasta la facturación posterior, garantizando una experiencia impecable y exitosa que supere las expectativas del cliente. Este puesto requiere excelentes habilidades de organización, comunicación y resolución de problemas, ya que actúa como punto de contacto fundamental para los clientes y como centro neurálgico para todos los departamentos internos del hotel.

Deberes:

• Servir como punto de contacto principal para convenciones, conferencias, ferias comerciales, reuniones y otros grupos una vez que se haya firmado un contrato de venta.

• Además, servirá como contacto principal para el personal de Peppermill en lo que respecta a todos los asuntos del grupo.

• Gestionar y dirigir toda la comunicación con los clientes, incluidas las reuniones de planificación previa, las teleconferencias y las inspecciones in situ.

• Crear y gestionar todas las Órdenes de Eventos para Banquetes (BEO, por sus siglas en inglés) y los resúmenes de eventos, garantizando la precisión y la comunicación clara de todos los requisitos del cliente a los departamentos pertinentes del hotel.

• Identificar oportunidades de venta adicional para maximizar el potencial de ingresos.

• Colaborar con los clientes para ultimar todos los detalles del evento, incluyendo la disposición de las salas de reuniones, las necesidades audiovisuales, el transporte, los servicios y las peticiones especiales.

• Gestionar los bloques de habitaciones, las listas de habitaciones y colaborar con los departamentos de reservas y recepción del hotel para garantizar una ejecución impecable de cada aspecto de la estancia del grupo.

• Obtenga las órdenes de compra firmadas y colabore con el departamento de contabilidad para garantizar que los pagos anticipados de los clientes se cobren en las fechas de vencimiento especificadas.

Ejecución de eventos y gestión in situ

• Actuar como punto de contacto in situ para los clientes, así como para el Peppermill, durante su evento, atendiendo cualquier necesidad o cambio de última hora.

• Dirigir las reuniones previas a la convención con todos los departamentos del hotel (banquetes, catering, recepción, limpieza, seguridad, etc.) para revisar los detalles del evento y garantizar una ejecución sin contratiempos.

• Asegúrese de que todos los montajes del evento, el equipo audiovisual, los servicios y las comodidades se entreguen según lo especificado en las Órdenes de Servicio del Evento (BEO).

• Resolver de forma proactiva cualquier problema que surja durante el evento para garantizar la satisfacción del cliente.

Posterior al evento y administración

• Colaborar con el departamento de contabilidad de manera oportuna en la factura final, asegurándose de que todos los cargos sean correctos antes de enviarla al cliente.

• Realizar reuniones posteriores al evento con el cliente para recabar comentarios y buscar oportunidades de negocio futuras.

• Mantenga registros detallados de la comunicación con los clientes, el historial de eventos y los comentarios recibidos para futuras consultas.

• Colaborar con el equipo de ventas para convertir a los clientes satisfechos en clientes habituales y socios a largo plazo.

Deberes adicionales:

• Realizar otras tareas que le asigne el Director de Servicios para Convenciones.

• Asistir a todas las reuniones y capacitaciones con el personal del hotel según se considere necesario.

• Manténgase informado sobre las tendencias de la industria, las condiciones del mercado y la actividad de la competencia, con especial énfasis en los avances técnicos y en la organización de reuniones.

• Mantener un conocimiento exhaustivo de las políticas del hotel, las normas de seguridad y los estándares de cumplimiento del sector (por ejemplo, los códigos contra incendios para exposiciones/ferias comerciales).

Requisitos

• Licenciatura en Gestión Hotelera, Administración de Empresas o un campo relacionado (o experiencia laboral equivalente).

• [Más de] 2 años de experiencia en gestión de eventos hoteleros, servicios para convenciones, planificación o coordinación de eventos, o un campo relacionado.

• Debe tener flexibilidad en el horario laboral y disponibilidad para trabajar cualquier hora o día de la semana según se necesite cuando haya grupos en las instalaciones.

• La certificación CMP es altamente deseable.

• Capacidad demostrada para gestionar múltiples eventos complejos simultáneamente.

• Excelentes habilidades organizativas y gran atención al detalle.

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con capacidad para establecer una buena relación con clientes diversos.

• Gran capacidad para resolver problemas y habilidad para mantener la calma y la profesionalidad bajo presión.

• Dominio de Microsoft Word y Excel; se valorará el conocimiento de Delphi, Amadeus o el sistema de catering/ventas de FDC.