Apertura de trabajo :: Coordinador de ventas

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Este Coordinador de Ventas reporta a los Directores Regionales de Ventas responsables de la gestión de reservas para grupos de convenciones. Sus responsabilidades incluyen el desempeño de funciones administrativas y de secretaría de ventas altamente especializadas, con un alto nivel de experiencia en gestión del tiempo, relaciones con clientes y habilidades administrativas.

Funciones esenciales:

• Participar y colaborar en la planificación de las actividades de los empleados, así como en las solicitudes de viajes y vacaciones.
• Desarrollar y mantener un cronograma maestro en Outlook para identificar cuándo los gerentes/personal de apoyo estarán fuera de la oficina por inspecciones de campo/viajes y mantenerlo actualizado.
• Realizar el mantenimiento del equipo o facilitar las llamadas de servicio según sea necesario.
• Solicite suministros y cestas de regalo para Ventas y Servicios de Convenciones.
• Asignar y distribuir los clientes potenciales entrantes
• Ayudar al gerente de servicios de convenciones con las necesidades del grupo cuando se le solicite.
• Ayudar a los departamentos de Servicios para Convenciones y Ventas con la generación de diagramas de espacios para reuniones.
• Ayudar al director de ventas y servicio de convenciones con las tarjetas de bienvenida y los obsequios a la llegada y garantizar una entrega precisa.
• Auditoría de reservas de habitaciones – cuando sea necesario – Verificaciones cruzadas/Auditorías
• Gestiona todas las ofertas de empleo publicitarias a través de DaVinci.
• Gestionar todas las reservas en el sistema ART.
• Asistencia en sistemas FDC/LMS
• Gestionar correspondencia, informes, propuestas, documentos contractuales, currículos grupales y comunicaciones internas.
• Recibir llamadas entrantes y saludar a los visitantes, filtrar las llamadas y derivarlos al personal de ventas o departamento correspondiente. Capacidad para realizar una inspección del sitio si fuera necesario.
• Procesar correo entrante y saliente, fotocopiar y enviar faxes.
• Crear nuevos archivos y mantener los sistemas de archivo existentes, tanto manuales como informatizados.
• Introducir datos en el sistema avanzado de ventas y catering del departamento de ventas, FDC.
• Coordinar las tareas y mantener la comunicación con los distintos miembros del personal y otros departamentos del hotel.
• Realizar los arreglos especiales necesarios para los clientes en lo que respecta a transporte, servicio de habitaciones, reservas de habitaciones, reservas en restaurantes o inspecciones de las instalaciones.
• Gestionar las consultas grupales entrantes si así lo asigna el Director Regional de Ventas.
• Realizar los preparativos de viaje, incluyendo hotel y vuelos, así como el envío, para el Director Regional de Ventas según lo solicitado.
• Preparar y distribuir los informes según se le asigne.
• Ayudar al Director Regional de Ventas a mantener las cuentas actualizadas y precisas.
• Ayudar al Director Regional de Ventas a investigar y contactar a cuentas inactivas para captar nuevos clientes.
• Actúa como enlace entre el cliente y otros departamentos del hotel, y se le solicita que represente al hotel y al Director Regional de Ventas cuando este último se encuentra de viaje de negocios o no está disponible.
• Desarrolla sólidas relaciones laborales con los clientes de ventas y el personal interno.
• Otras funciones y responsabilidades relacionadas que se le asignen.

Requisitos:

• Se requiere diploma de bachillerato. Se prefiere título universitario de asociado o licenciatura y/o formación adicional en habilidades administrativas.
• Se requieren de 2 a 3 años de experiencia en oficina. Se requiere experiencia con Microsoft Office 98 o superior. Se valorará positivamente un año de experiencia en relaciones públicas y experiencia previa en el sector hotelero.
• Velocidad de mecanografía precisa de 65 palabras por minuto. Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Excelente ortografía. Sólidas habilidades organizativas. Orientación al detalle. Capacidad para cumplir plazos. Excelentes habilidades de atención al cliente y servicio son imprescindibles. Capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno ajetreado y, a veces, caótico.
• Buena voz y trato telefónico. Personalidad extrovertida. Dispuesto a asumir nuevas tareas. Deseo de trabajar en equipo. Disfruta de los retos y puede trabajar a un ritmo constante y dinámico. Debe ser capaz de trabajar con poca o ninguna supervisión. Debe ser capaz de trabajar con diferentes personalidades. Mantiene una apariencia profesional y se adhiere a las normas de vestimenta empresarial. Debe ser capaz de gestionar eficazmente los cambios y múltiples prioridades. Capacidad para mantener la calma bajo presión y en situaciones estresantes.